Festa, lluita i catalogació

¿Qué son los repositorios digitales?

Desde hace unos años los repositorios digitales se han convertido en
un tema recurrente. Pero, ¿qué se entiende por “repositorio digital”?

Para empezar, podríamos decir que es una traducción literal -no muy acertada- de digital repositories; según comentó Eva Méndez, de la Universidad Carlos III, en las 11as. Jornadas de Fesabid, celebradas en Zaragoza.

En cualquier caso, el concepto es muy amplio: cualquier contenido digital –una imagen, un documento Word o Excel,
un documento digitalizado, un libro electrónico, una página html, etc.-
forma parte del “repositorio digital” de la organización. Es decir, es
un concepto que va mucho más allá de la digitalización de documentos.

El crecimiento y el futuro del “universo digital”

Según un estudio¹,
en 2007 el universo digital era de 282 exabytes; es decir, 282 mil
millones de GB, y en 2011 será diez veces mayor. El mismo informe
indica que en 2007, por primera vez, la cantidad de información creada
ha superado a la disponible en sistemas de almacenamiento y concluye
afirmando que no toda la información que se crea y se transmite se
almacenará en 2011 y se estima que la mitad no tendrá almacenamiento
permanente.

No hay suficiente consciencia de esta realidad, ni de la dura predicción que realizó Miquel Termens, de la Universitat de Barcelona, en las mismas Jornadas antes citadas, cuando manifestó que entre el 90% y 95% de lo que hoy se está digitalizando, se perderá.

Las preocupaciones, o los intereses, se centran en aspectos distintos, según la organización.

Los repositorios digitales en las empresas

En las empresas, los repositorios digitales abarcan desde los discos
duros de almacenamiento de los documentos que se reciben o se generan,
hasta las aplicaciones corporativas: ERPs, CRMs, gestores documentales,
etc. Gestionar con eficiencia estos contenidos se convierte en un tema
crucial para la propia supervivencia. Sus necesidades se centran en la
localización rápida de los documentos que se necesitan para una
auditoria o para la firma de un contrato, en el seguimiento comercial
de las ofertas o en seguimiento de resultados. Es necesario resaltar la
importancia de la confidencialidad y, en consecuencia, la necesaria
gestión de los accesos.

¿Qué proyectos están llevando a cabo las empresas preocupadas por
una correcta gestión de los repositorios digitales? Los proyectos
tienen como objetivos de:

a) poder localizar con rapidez un determinado documento o información dentro de la misma empresa, para mejorar en eficiencia;
b) simplificar los procesos, con la reducción de costes que conlleva e
c) identificar claramente los perfiles de las personas que pueden acceder a unos determinados contenidos.

Si bien son requerimientos comunes con otros entornos, en este caso
los dos conceptos que aparecen con más fuerza son los de eficiencia y
coste.

Las soluciones varían bastante entre una empresa u otra, ya que los
aspectos culturales y el liderazgo son dos elementos clave para llevar
un proyecto de este tipo adelante.

En cualquier caso, es necesario elaborar un mapa de los distintos
contenidos digitales ligados a los procesos de la organización.
A partir del mapa es posible ordenar –o clasificar- los contenidos,
establecer algún tipo de taxonomía corporativa o de cuadro de
clasificación, identificar perfiles de usuarios que agilicen las tareas
de los informáticos cuando tienen que dar permisos de acceso y definir
el ciclo de vida de los distintos contenidos digitales identificados.

Una solución de este tipo debe ir necesariamente ligada a una fuerte
implicación de la dirección y a una formación del personal de la
empresa.

Los repositorios digitales en la Administración pública

En la Administración pública, la preocupación se sitúa hoy en acelerar el cumplimiento de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos².

Esta Ley, que reconoce en su articulo 6 -entre los derechos de los
ciudadanos- los de “conocer por medios electrónicos el estado de
tramitación de los procedimientos en los que sean parte interesada” o a
“obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan condición de interesado” y “a
la conservación en formato electrónico por las Administraciones
públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un
expediente”, se encuentra en una “cuenta atrás”, ya que debe aplicarse
a partir del 31 de diciembre de 2009, aunque la misma ley indica que
“en el ámbito de las Comunidades autónomas… siempre que lo permitan sus
disponibilidades presupuestarias”.

Las administraciones públicas se están planteando desde el acceso
por los ciudadanos a documentos e informes, hasta la parte sin duda más
compleja, el de la tramitación electrónica: ¿cómo está lo mío?

¿Cómo garantizar la autenticidad y fiabilidad del documento, cómo
tener la seguridad de que no ha sido modificado? ¿Qué circuito debe
seguir el documento y quién es el responsable de validar su
autenticidad? ¿Cómo asegurar que, en caso de reclamación judicial, se
podrá recuperar un “original” auténtico?

Afortunadamente, en muchas Administraciones públicas hay
profesionales que han gestionado los archivos en lo que concierne a la
documentación en papel. En numerosos casos, muchos de ellos están hoy
teniendo un papel decisivo en la puesta en marcha de la
e-administración y para adecuarse a la Ley.

Si hace unos diez años, con las primeras webs e intranets de las Administraciones ya se hablaba de “romper silos”; la Ley 11/2007obliga
a ello ya que, en un mismo trámite, normalmente están implicadas varias
áreas o departamentos. Los cambios son pues, en gran medida, también
organizativos.

Muchas Administraciones han iniciado implementaciones de gestores
documentales, pensando que era suficiente un software para la gestión
de los expedientes electrónicos; después han tenido que replantearse
los desarrollos realizados al constatar la importancia de aspectos
conceptuales y de organización.

Aunque hay algunas diferencias en los proyectos que se están
llevando a cabo en la Administración, éstos varían poco. Los que están
dando mejores resultados son aquellos en los que el liderazgo del
proyecto está en manos de organización o gerencia y donde trabajan en
equipo los informáticos, archiveros y/o documentalistas, según los
casos.

La experiencia acumulada en la confección de cuadros de
clasificación funcionales y en los calendarios de conservación y
eliminación adquiere aquí una gran relevancia. A estos dos conceptos se
añade el de los metadatos –descriptivos, administrativos, de
preservación, etc.- indispensables si se implementa un gestor
documental.

Hay mucho aún por hacer y queda un importante aspecto por resolver
–el asociado a la seguridad, validez legal y a la recuperación rápida
del expediente pertinente entre millones de contenidos-. Si bien este
es un aspecto que, en otros países como Estados Unidos o Japón, ya han
implementado en bancos, centros sanitarios y en algunas
Administraciones públicas, su entrada en España es aún muy reciente y
deberán pasar unos meses –o años- hasta que sean una realidad.

Los repositorios digitales en las bibliotecas y centros de documentación

Muchas bibliotecas y centros de documentación centran gran parte de
su interés o preocupación en la digitalización de documentos: prensa
local, grabados, incunables, etc.

Su objetivo es doble: preservar estos contenidos y facilitar su acceso. El uso de los metadatos –Dublin Core, METS,
etc.- aparece aquí como una clara necesidad pero su aplicación, hoy por
hoy, no está suficientemente clara. Por una parte, se ha tendido a
solicitar en pliegos de concursos determinados formatos – METS o Premis,
por ejemplo, cuando el tema no es de formatos sino de políticas de
preservación y de sostenibilidad de las mismas, en muchos casos no
definidas.

Es en este ámbito de las bibliotecas y centros de documentación
donde hay más riesgo para el mantenimiento y la sostenibilidad de los
proyectos: dificultades de financiación, pérdida de personal
especializado, etc.

Además de los sectores referidos, no podemos dejar de citar los
Museos y Fundaciones. Muchos de ellos están llevando a cabo importante
procesos de digitalización de sus fondos con el objetivo, sobretodo, de
dar a conocer su patrimonio y, con ello, potenciar las visitas a su
página web y a su centro por parte de residentes y turistas.

A modo de resumen, en todas las organizaciones es necesario:

– realizar una tarea previa de planificación que contemple el
mantenimiento y la sostenibilidad de los repositorios digitales que se
deben o se quieren conservar de forma permanente, con su
dimensionamiento a medio-largo plazo. Éstos forman parte de la memoria
corporativa y contienen un conocimiento que debemos preservar para las
generaciones futuras.
– tener claramente definidos los contenidos digitales a eliminar por la
complejidad y el coste que representa la migración de formatos en un
futuro.
– Entender que, más allá de las herramientas (ERPs, gestores
documentales, etc.), es indispensable tener un sistema de gestión de
los repositorios digitales sólido que englobe aspectos como una
política definida, responsabilidades asignadas, calendarios de
conservación y de eliminación y manuales de procedimientos.